オンライン会議サービスで会議を効率化
あなたの会社では、どのような形式で会議を行っていますか？
多人数が参加する会議では参加者の予定調整や、会議室の準備がかなりの手間になることもあります。
そのような問題を解決できる方法の一つが、オンライン会議サービスの活用です。オンライン会議サービスとはその名の通り、インターネットを利用してオンライン上で会議を行うためのサービスです。オンライン会議サービスを利用すると、遠隔地にいても会議参加できる、録画して記録できる、資料をデジタル化して経費削減できるなどのメリットがあり、会議の効率化が期待できます。
「Google ハングアウト」の進化版「Hangouts Meet」
オンライン会議サービスには様々なものがありますが、今回ご紹介するのはGoogleが提供している「Hangouts Meet」（以下Meet）です。Googleが提供している同様のサービスには「Google ハングアウト」もありますが、Meetの方は企業向けパッケージ（G Suite）に含まれているサービスで、会議参加の最大人数が増えていたり、モバイル環境からの会議参加が快適になっていたりという違いがあります。Googleは将来的には一般向けのGoogle ハングアウトもMeetに移行予定のようです。Meetはハングアウトの進化版だと言えます。
「Hangouts Meet」の活用方法
MeetはG Suiteのサービスということもあり、Googleの他のサービスと連携させることでその真価を発揮します。
オンライン会議サービスを導入する際にネックになるのは導入コストが大きいことですが、もしすでにG Suiteを利用しているのならMeetを利用するのに基本的にビデオ用機材など以外の追加料金はかかりません。アカウントもそのまま利用できるため、スムーズにオンライン会議を開始できます。
Googleの他のサービスとの連携で特に便利なのはGoogleカレンダーとの連携です。会議を設定する際、Googleカレンダーを使って新しいイベントを登録できます。参加者のメールアドレスを登録すると相手に参加用URLが届く他、Googleカレンダーに自動的にイベントが登録されます。参加者はメールのURLをクリックするかGoogleカレンダーのイベントを選択することで会議に参加可能です。会議の主催者は開催告知の手間が省け、参加者にとっても会議の予定を登録し忘れる心配がなくなるところが魅力的です。
その他、Meetはビデオ会議を録画できるため、議事録作成の大きな助けになります。現在はまだ英語のみの対応ですが、自動字幕機能もリリースされています。もし日本語字幕に対応したら、聞き逃しの防止や、聴覚に障害がある人でも会議に参加できるようになるなど、より便利になることが期待できるでしょう。